Tävlingskassören hanterar ekonomin i tävlingen: Utifrån upprättad budget från tävlingsledning/arrangemangskommité sammanställa tävlingens budget fördelad på huvudfunktior. Sammanställer resultatrapport efter avslutad tävling. Hanterar flödet av inbetalningar, fakturor, utlägg samt informerar övriga funktionärer hur ersättning för utlägg ska hanteras.

Sävedalens AIK:

Swish: 123 113 7629
BG: 754-0396
IBAN: SE33 6000 0000 0004 4715 4621

Fakturanr: projektnr+löpnummer (2-3 siffror)

Planeringsfas:

1. Ta fram budget fördelad på huvudfunktion som stämmer med tävlingens budgeterade netto.
2. Gå igenom rutiner med sektionens kassör och Eventoransvarige (ev med föreningskassör) om kontouppgifter, fakturanummer etc. samt hur inkommande fakturor samt utlägg hanteras. Se klubbens ekonomirutiner.
3. I samråd med arrangemangskommittén och tävlingsledningen fastställa deltagaravgifter, kostnad för hyrbrickor och annan service.
4. I samråd med arrangemangskommittén och tävlingsledningen fastställa betalningssätt; swish, kontant, BG samt hur utländska och oanslutna löpare hanteras.
5. Gå igenom rutiner med direktanmälan, servering och andra funktioner som hanterar betalningar och försäljning.
6. Säkerställa rutin för att hantera och godkänna kostnader blir känd och kan nyttjas av de som får utlägg eller där faktura kommer att skickas.

Klart dagen före tävling:

• Säkra att priser och övrig information om hyrbrickor etc. finns inmatad i det tävlingsadministrativa systemet.

Tävlingsdagen:

1. Stötta direktanmälan, sekretariat och serveringen med ekonomiska frågor.
2. Säkra att inbetalningar från löpare som görs på tävlingen förs in i tävlingsadministrationssystemet.
3. Hantera utlägg som enskilda funktionärer har.
4. Ta hand om överskott från kontantkassor, mindre belopp swishas lämpligen in.
5. Säkerställ att sekretariatet har överfört resultat till Eventor

Efter tävlingen:

1. Fakturera via Eventor när tävlingsrapporten är godkänd
2. Betala alla avgifter till (GOF och) SOFT enligt tävlingsrapporten
3. Följ upp fakturering och inbetalningar, skicka ev. påminnelser
4. Sammanställa ekonomiskt utfall per tävling och huvudfunktion och redovisa denna mot budget
5. Redovisa preliminärt resultat veckan efter tävlingen
6. För över uppföljningsansvaret till sektionens kassör eller Eventoransvarige efter första påminnelsen, ungefär 1-2 månader efter tävlingen
7. Redovisa slutligt resultat så snart möjligt, vanligen 1 månad efter tävlingen
8. Summera erfarenheter – ge rekommendationer till justering av dessa instruktioner